Actividad No. 4

Consulte los siguientes temas relacionados con el COMITÉ ORGANIZADOR

·         Estructura Orgánica

Una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

·         Coordinación General

La organización del evento es dirigida por el Coordinador General, quien es el ejecutivo responsable de liderar el equipo de trabajo. Su perfil exige conocimientos de administración, relaciones públicas y excelentes relaciones humanas.

·         Coordinación Técnica – Coordinación de Administración

Se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios, facilita los medios económicos y materiales y controla su adecuada utilización. Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento. Depende directamente del director general

·         Coordinación de información y Relaciones Públicas

Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes. Lo conforman los subcomités de divulgación y publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales

·         Coordinación de Operación

Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados por cada comité. Todo esto debe contar con el visto bueno del director.         

·         Coordinación de Finanzas.

Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos. Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar  .Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recargo por facturación reinscripciones y consignación en bancos.

Subcomités, funciones y responsabilidades de cada uno.

·         Subcomité de  presupuesto y finanzas

Llevar el balance financiero y asigna dos personasen tesorería para el manejo del dinero.

·         subcomité de divulgación promoción y publicidad

Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión.

Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad, con el fin de crear expectativa en el público.

·         Subcomité de inscripciones

La inscripción es la vinculación formal de los participantes o asistentes al evento, es fundamental establecer una fecha límite de inscripción y pago para asegurar el número de asistentes.

Los organizadores deben prever un margen del 10% más de asistentes

·         Subcomité de alojamiento y  recepción

Tiene como función fundamental atender de forma permanente a todo el personal y proporcionar información y orientación para mantener la imagen positiva del evento

·         Subcomité de información y documentación

Debe ocuparse de todo lo relacionado con:

Integrantes del Comité organizador, comités y subcomités

Integrantes de la mesa directiva

Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento, relación total de los servicios disponibles del evento, mediante listado controlar la entrega de documentación que se maneje en el evento,
preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento, está encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de trabajo

·         Subcomité de  protocolo y actos sociales

En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, colocación de banderas, himnos, refrigerios, cócteles, bufe y otros, así como los actos culturales o recreativos.