viernes, 27 de abril de 2012

actividad 2



                                  ORGANIZAR EVENTOS

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Perfil del organizador de eventos

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. Tal compromiso debe ser asumido sólo por una persona que reúna determinadas características, que lo enmarquen dentro de los que es un verdadero Organizador de Eventos.

Su perfil debe ser similar al de un coordinador general, con una amplia experiencia en el ámbito empresarial y social.

Tiene que ser un profesional con experiencia en eventos de esa naturaleza, en puestos de dirección, con amplio criterio y sentido común para manejar diversas situaciones. Debe tener habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar decisiones, suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora. Debe ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado, tener sentido del humor, conocimientos de administración e informática, buena reputación y presentación. En lo posible manejo de otro idioma.

Indispensable en el perfil de un organizador de eventos:

Tener capacidad de mando y poder de coordinación.

Ser creativo, innovar en cada evento.

Ser exigente y selectivo en los servicios que va a tercerizar y representar ante la empresa contratante.

Ser original, impulsar un sello propio.

Como comunicador debe saber oír, para conocer bien a sus clientes y proveedores, como hablar, para ser un buen interlocutor.

Demostrar eficiencia y responsabilidad.

Ser exigente consigo mismo, perfeccionándose con prácticas y cursos.

Ser autocrítico.

Relacionarse con empresas, particulares, otros organizadores y asociaciones afines que permitan posicionarlo y darlo a conocer mejor en el mercado de eventos.

PASOS QUE DEBE SEGUIR EL ORGANIZADOR


1. Determinar las necesidades del cliente.

2. Realizar la venta del evento.
3. Políticas internas del área del evento.
4. Planeación y manejo de eventos.
5. Desarrollo del evento.
6. Etiqueta y protocolo.
7. Evaluación del evento.

Diseño y cotización

Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos comunicarle al público participante como a los anunciantes o patrocinantes del evento y las expectativas que el productor del evento tiene con relación a la realización de la reunión.

Producción

El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.

A grandes rasgos se trata de contratación de proveedores y coordinación entre todos ellos para la realización del acto final.

Montaje

Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.

Ejecución

Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.

Desmontaje

Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

Evaluación de resultados

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del postventa. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos. Para ello utilizamos el ROI o Return On Investment (ROI).

Post-evento

Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clip ping de prensa, seguimientos 2.0, etc.

Que espera el cliente del organizador?

El cliente espera estar satisfecho con su necesidad que este organizador se comporte a la altura con el eventoo se espera.

actividad 1

CONCEPTO EVENTOS
Definimos un evento como “Un proceso diseñado y llevado a cabo para proporcionar a aquellos que participan de él, una experiencia placentera que llene plenamente las expectativas que le dieron origen.” Eso significa que:
1.                  Como todo proceso, tiene un principio, un medio y un final.
2.                  Se hace con un propósito
3.                  Su realización tiene un costo.
4.                  Alguien debe planificarlo, organizarlo y llevarlo a cabo.
Como toda actividad, un evento involucra 5 variables fundamentales:
1.         Tiempo
2.         Espacio
3.         Personas
4.         Materiales
5.         Dinero
Clasificación de eventos

Por el número de participantes
Por el lugar, Por el propio sitio, Por la actividad, Por la participación
Reuniones
Al aire libre, privada, cultural, gratuita, deportiva.
Congresos
Bajo techo, comercial, social, político.
Convenciones
Beneficencia, informativa.
Lo importante para asegurar el éxito no es dónde y cómo se clasifica sino: Lo que los “públicos” desean obtener de la realización del evento.
  1. En primer lugar, los dueños. Aquellas personas que convocan el evento, ya sea que lo financien en su totalidad o no.
  2. En segundo lugar, los participantes. Aquellas personas que son convocadas y que asistirán ya sea pagando o no.
  3. En tercer lugar, Los proveedores de los diversos servicios.
Agentes que intervienen en eventos
Organizadores: Son las personas que  se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución y dependiendo de la magnitud del mismo se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.

Conferencistas: Quienes tienen a su cargo la parte técnica académica
Participantes o invitados: Quienes asisten como  receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.
Pasos en la organización
1. planeación
2. revisión preliminar de parte del (o los) dueños.
3. implementación
4. seguimiento post-evento
Organigrama
Toda estructura organizacional incluso una con grandes deficiencias, se puede presentar de una forma grafica señalando simplemente  las relaciones entre los departamentos a lo largo de la líneas principales de autoridad, por tal razón la forma como la organización describe su estructura  en la cualidades especificas  las redes de la autoridad  y toda aquella comunicación formal  en la organización, que se denomina organigrama. Tipos:

Organigrama vertical
Organigrama horizontal
Organigrama circular
Organigrama de barras
Organigrama clásico

Objetivos
Los objetivos pueden ser tan variados como dueños existan. Algunos de ellos son:          


• Capacitar
• Informar
• Educar
• Explorar conceptos
• Presentar alguien a otra persona
• Tomar una decisión
• Motivar
• Desarrollar
• Enseñar
• Ayudar
• Mejorar
• Resolver problemas
• Aprender a generar ganancias
• Obtener ganancias


SEGMENTOS EMPRESARIALES Y SOCIALES QUE ORGANIZAN EVENTOS.

La empresa de personas unitarias o asociados, promotoras  y  de  desarrollo de eventos empresariales; es una empresa que realiza eventos sociales, culturales y empresariales; esto para ayudar a las diferentes empresas en la organización de reuniones sociales que son indispensables para las empresas para así dar a conocer sus productos y a la misma empresa (cliente) a un público determinado (mercado del cliente). Cada evento tendrá responsabilidad de un organizador determinado según el tipo de reunión que desea el cliente, el cual es el responsable directo y preparador del desarrollo del mismo; y que van acorde con la filosofía y misión de la organización

EVENTOS CULTURALES, FAMILIARES, DE TIPO SOCIAL, POLÍTICOS, DE TIPO RELIGIOSO, DE TIPO RECREATIVO Y DEPORTIVO

Culturales: Los eventos culturales son actividades que estimulan la creación, difusión y reproducción de fenómenos
Familiares: Pueden o no ser una fecha especial determinada por el calendario (cumpleaños, celebración religiosa.), en breve definición es un grupo de personas que se reúnen para celebrar algo.
De Tipo Social: Ggeneralmente los eventos sociales se organizan con el principal objetivo de que la gente invitada se relacione entre sí.
Políticos: Actos, Reuniones, Presentación de Candidatos, Lanzamiento de Campaña Zonal y Cierre de Campaña.
Religioso: El realizar un Evento Religioso, ya que es de suma importancia que las personas presentes en el Evento, escuchen el mensaje y vean perfecta y nítidamente en las pantallas las proyecciones que se están  presentando.
Recreativo: Tipo de de festival  con espectáculo para cautivar e interactuar con el público.
Deportivo: Espectáculo deportivo  practica  de un deporte reconocido, competitivo o no, s e realice en un escenario deportivo y que cuente con la presentación del publico  sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no y o bien sea de carácter nacional o internacional.

PAPEL QUE DESEMPEÑA UN ORGANIZADOR PROFESIONAL DE REUNIONES CARACERISTICAS SOBRESALIENTES DE LOS EVENTOS
El Organizador tiene sobre sus espaldas el 100% de la responsabilidad en el éxito del evento. A veces no cuenta con el 100% de la autoridad y –generalmente- carga con la totalidad de la culpa en el fracaso.
Para poder descargar bien su trabajo debe conocer, entre otras áreas:




_Planeación
–Administración
–Logística
–Manejo seguro de los alimentos
–Presupuestación
–Relaciones Públicas
–Negociación
–Legales


La experiencia en haber organizado eventos de una naturaleza similar al que se le encarga es de gran valor, pero consideramos que no substituye a una mente clara, organizada y –sobre todo- con la actitud de satisfacer plenamente a sus Públicos.
El organizador deberá realizar un “levantamiento” de necesidades con el “dueño” del evento a efecto de determinar:
1. El objetivo del “dueño” de evento (qué se desea lograr con su realización)
2. La fecha de realización (inicio, duración)
3. Un estimado “grosso modo” de las actividades a realizar durante el evento.
4. La fecha de hoy.
5. El presupuesto (si hay)
CONOCIMIENTO DE LA ASOCIACIÓN O EMPRESA

El término asociación puede definirse como un conjunto de personas que se pueden reunir o agrupar en diferentes formas jurídicas como es el caso de las sociedades mercantiles, civiles etc. La asociación sin ánimo de lucro se crea para favorecer a terceros y no para recibir beneficios ni gozar de sus servicios, por lo cual, los beneficios que se obtengan del desarrollo de las actividades de la asociación se destinarán a la propia entidad para que ésta pueda seguir desarrollando sus actividades de forma que los objetivos que se persiguen reviertan de la mejor manera posible en la colectividad.

CONFERENCIAS, VIDEOCONFERENCIAS, JUNTA DIRECTIVA, FORO, DEBATE, MESA REDONDA, SEMINARIOS, ELCONGRESO.
Conferencias: Tiene dos acepciones: como evento y como exposición de ideas:
Como evento: reunión con fines de discusión, investigativos y de consulta. Comparada con un congreso, la conferencia es por lo general más reducida y de carácter más selecto.
Como exposición de ideas. Disertación educativa en la que el especialista se sitúa en un plano destacado y durante un tiempo habla sobre un tema escogido de antemano que domina ampliamente. Al final se realiza una sesión de preguntas y respuestas.
Puede ser: conferencia de prensa, conferencia magistral.
Videoconferencias: es la comunicación simultánea bidireccional de audio y vídeo, permitiendo mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí. Adicionalmente, pueden ofrecerse facilidades telemáticas o de otro tipo como el intercambio de gráficos, imágenes fijas, transmisión de ficheros desde el ordenador

Junta directiva: Una junta directiva es un grupo de gente que pertenecen a una empresa, o a una institución, y son los que dirigen la misma, está formada por presidente, vicepresidente, tesorero, secretario, secretario de actas, vocales titulares y vocales suplentes
Foro, debate: es un tipo de reunión donde distintas personas conversan en torno a un tema de interés. Es, esencialmente, una técnica de comunicación una "discusión".
Mesa redonda: es una discusión informal, realizada por un grupo de especialistas o “expertos”, para analizar los diferentes aspectos de un tema, aclarar controversias o tratar de resolver problemas de su interés.

 Seminario: reunión o serie de reuniones de especialistas con diferentes habilidades y campos de especialización que comparten un interés común y se reúnen con propósito de aprendizaje o entrenamiento. El programa apunta a enriquecer la capacidad de los participantes. Tiene tres fases: exposición, discusión y conclusión

El congreso: Se define como congreso toda reunión profesional que tiene por objeto realizar una discusión y un intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés. La iniciativa de realizar el congreso puede ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta y la participación voluntaria.