ORGANIZAR EVENTOS
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.
Perfil del organizador de eventos
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. Tal compromiso debe ser asumido sólo por una persona que reúna determinadas características, que lo enmarquen dentro de los que es un verdadero Organizador de Eventos.
Su perfil debe ser similar al de un coordinador general, con una amplia experiencia en el ámbito empresarial y social.
Tiene que ser un profesional con experiencia en eventos de esa naturaleza, en puestos de dirección, con amplio criterio y sentido común para manejar diversas situaciones. Debe tener habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar decisiones, suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora. Debe ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado, tener sentido del humor, conocimientos de administración e informática, buena reputación y presentación. En lo posible manejo de otro idioma.
Indispensable en el perfil de un organizador de eventos:
Tener capacidad de mando y poder de coordinación.
Ser creativo, innovar en cada evento.
Ser exigente y selectivo en los servicios que va a tercerizar y representar ante la empresa contratante.
Ser original, impulsar un sello propio.
Como comunicador debe saber oír, para conocer bien a sus clientes y proveedores, como hablar, para ser un buen interlocutor.
Demostrar eficiencia y responsabilidad.
Ser exigente consigo mismo, perfeccionándose con prácticas y cursos.
Ser autocrítico.
Relacionarse con empresas, particulares, otros organizadores y asociaciones afines que permitan posicionarlo y darlo a conocer mejor en el mercado de eventos.
PASOS QUE DEBE SEGUIR EL ORGANIZADOR
1. Determinar las necesidades del cliente.
2. Realizar la venta del evento.
3. Políticas internas del área del evento.
4. Planeación y manejo de eventos.
5. Desarrollo del evento.
6. Etiqueta y protocolo.
7. Evaluación del evento.
Diseño y cotización
Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el nombre del evento y el mensaje que queremos comunicarle al público participante como a los anunciantes o patrocinantes del evento y las expectativas que el productor del evento tiene con relación a la realización de la reunión.
Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.
A grandes rasgos se trata de contratación de proveedores y coordinación entre todos ellos para la realización del acto final.
Montaje
Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.
Ejecución
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.
Desmontaje
Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.
Evaluación de resultados
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del postventa. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos. Para ello utilizamos el ROI o Return On Investment (ROI).
Post-evento
Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clip ping de prensa, seguimientos 2.0, etc.
Que espera el cliente del organizador?
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