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actividad 7

Actividad No. 7

Indague sobre las fases del

 PROCESO ADMINISTRATIVO

•Previsión:

 a) Previsibilidad: Debe de realizarse tomándose en cuenta no hay certeza completa por la cantidad de factores y la intervención de decisiones humanas, por lo siempre existirá en la empresa un riesgo.

b) Objetividad: Las previsiones deben de descansar en hechos más que en opiniones objetivas.  El éxito de la empresa es en base a la información de que disponga.

 c) Medición: Las previsiones serán tanto más seguras cuando más podamos apreciarlas o medirlas.

•Planeación: Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.

 La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades.

Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo debe hacerse?).

•Organización: Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.  Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder realizarlos.

•Integración:

Integración de personas:

Adecuar funciones a los hombres

Proveer a los hombres de elementos administrativos para el buen desempeño de su función y

Darle importancia a una buena introducción adecuada.

•Dirección: Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones.

 Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado.

•Control: Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa. Todos los gerentes deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades estén desempeñándose como se proyectó.

SUBCOMITE DE PRESUPUESTO Y FINANZAS

• Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos.

• Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento.

• Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recargo por facturación de inscripciones y consignación en bancos.

SUBCOMITE DE SUMINISTROS: Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados por cada comité.

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS LAURA ALVAREZ: Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes.

 Lo conforman los subcomités de divulgación y publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales.

SUBCOMITE DE DIVULGACION PROMOCION Y PUBLICIDAD

 Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión.

 Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad, con el fin de crear expectativa en el público.

 Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripción diseño del instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en general.

SUBCOMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION

Debe ocuparse de todo lo relacionado con: Integrantes del Comité organizador, comités y subcomités Integrantes de la mesa directiva.

 Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento.

 Preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento.

 Esta encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de trabajo.

SUBCOMITE DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES

 En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, colocación de banderas, himnos, refrigerios, cócteles, bufe y otros, así como los actos culturales o recreativos.

actividad 3

Actividad No. 3

Resuelva las siguientes inquietudes en  un folleto máximo de 5 páginas.

1. Qué evento organizaría para la empresa que le patrocina y como lo llamaría.  Utilice las preguntas ¿para qué?  ¿Cómo?  ¿Cuándo?  ¿Dónde?  Realice un listado de los motivos por los cuales se desarrolla el evento (mínimo 5).

2. ¿Qué producto o servicio se ofrecería  en el evento?

3. A qué empresas les solicitar patrocinio, si se necesita, cómo sería el modelo de las cartas que le enviarías, de dos ejemplos.

4. Realiza el portafolio de servicios (puede utilizar cualquier elemento, utilice su imaginación).

5. ¿Qué papel desempeñarías dentro del evento?

6. ¿Cuáles son las cualidades que posee y que influirían positivamente en el desarrollo del evento?

7. ¿Qué conocimiento tiene de la empresa que lo patrocina?  Explique.

AGRADECIMIENTO Y CELEBRACIÓN.

Es época de amor, de cariño, de fraternidad, de compartir,  de celebración  y estar en familia por eso tenemos el gusto de invitarte  a celebrar la despedida de fin de año de nuestra familia OPIN MARKETING.

¿Para  qué?

Para que poder expresar el agradecimiento y la colaboración de nuestros empleados con la compañía durante todo el año.

¿Cómo?

Con la colaboración de los administradores, y la organización que ya se tiene establecida en el programa, como el día la hora, la fecha, las actividades lúdicas y los refrigerios, los concursos y premios. 

¿Cuándo?

Para el 12 de diciembre después de la fiesta de velitas ya que el 8 de diciembre la mayoría de las  familias colombianas, casi siempre celebran bautizos, comuniones, o confirmación, y antes de la novela que en todas las compañías se celebra. 

¿Dónde?

En Opin marketing en la entrada, ya que los buses lo recogen y dejan ahí mismo.

Servicios a ofrecer

La compañía contrato una cabaña en la calera a las afueras de Bogotá, para realizar el evento.

                                                                                                                                                                                                                                        Palabras de bienvenida

                                                                                                                                                                                                                                        Desayuno

                                                                                                                                                                                                                                        Cabalgata

                                                                                                                                                                                                                                        Asado                                                             

                                                                                                                                                                                                                                        Premios

                                                                                                                                                                                                                                        Karaoke

                                                                                                                                                                                                                                        Refrigerio

                                                                                                                                                                                                                                        Detalle

                                                                                                                                                                                                                                        Agradecimientos.

¿Y Nuestro  papel en el evento?

Ayudar con la organización

Realizar las cotizaciones

Buscar y comprar los premios

Cotizar la orquesta y la comida.

¿Y el Patrocinio?

La actividad se podría denominar como una propuesta interna para los empleados: por lo tanto se solicitaría el patrocinio de Opin Marketing... Nos dirigiríamos así:

 Bogotá,  lunes 19 de noviembre de 2012.

Señores:

Opin marketing

Doctora Dora Solano y Jairo Moreno

Directivos

Bogotá.

Apreciados señores:

Solicitamos  muy cordialmente se estudie la posibilidad de aprobar la actividad de integración “Agradecimiento y celebración”  la cual se presentó  en días pasados; con el fin de que se comparta  con los trabajadores de la compañía.

Quedamos atentos a la  respuesta.

Nuestras Cualidades

     La honestidad

     El respeto

     Calidad humana

     Cariño

     Compañerismo

     Solidaridad.

OPIN MARKETING

Es una compañía que se dedica a realizar  estudios de investigación de mercados, para saber qué tan viable es lanzar el nuevo producto, o que reacción ahí en  el público, consumidor final o cliente.

actividad 5

PLANEACION DE EVENTO

La planificación es uno de los pasos más importantes, ya que es el momento en el que debes visionar todo lo que quieres para ese día. Desde el envío de las invitaciones hasta el recordatorio que vas a entregar al cierre del evento.

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

La planeación implica crear el futuro desde el presente con una visión prospecta, es decir una prolongación de este y esto implica también el establecimiento anticipado de objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas etc.

Consideraciones sobre el espacio funcional del evento, terminología turística, técnica y de grupos en un hotel.

TERMINOLOGIA TURISTICA

TURISMO

Es un fenómeno de carácter económico, social y cultural que consiste en el desplazamiento voluntario y temporal, en forma individual o grupal, del lugar de residencia habitual por motivos de recreación.

TURISTA

Según la organización mundial del turismo (omt), es toda persona, que entra en el territorio de un estado distinto de aquel en que dicha persona tiene su residencia habitual y permanezca en el 24 horas al menos y no mas de seis meses, con fines de turismo, recreo, deportes, salud etc.

ESPACIO TURISTICO

Corresponde a la presencia y distribución territorial de los atractivos turísticos y la planta. Turista en determinada zona.

TIPOS DE MONTAJES

Lineal continúo: la acción se desarrolla con una unidad de tiempo y lugar.

Lineal considerado: La narración es continuada y lineal, pero comprende distintas etapas de una anécdota o proceso.

Tiempos alternos: está basado en la posición de dos o más acciones entre las que existe una correspondencia temporal y estricta que suelen unirse en un mismo hecho al final del film.

Conceptual: se trata de la estructura liberada de las circunstancias de tiempo y lugar.

Rítmico: Es un concepto que engloba diversas significaciones. En función tanto de la longitud de los planos como de la composición de los encuadres.

Paralelo: se unen dos o más líneas narrativa, independientes cronológicamente.

EQUIPO AUDIOVISUAL

DIAPOSITIVAS

La diapositiva es fundamentalmente un medio gráfico, y puede servir para presentar fotografías originales o copias de materiales tomados de cualquier documento impreso. Como pueden deteriorarse si se proyectan durante demasiado tiempo, no se prestan para dar una información gráfica o basada en palabras, salvo si es de un tipo muy simple que se puede asimilar muy deprisa. Normalmente no deben proyectarse durante más de 60 segundos ni menos de cuatro, dependiendo del contenido gráfico y de la duración del comentario de quien las exhibe

EQUIPAMIENTO FUNCIONAL

Diseño de formas controles y actividades: gafetes, folletos promocional, plegables, registros, control de tiempo y programas.

Gafetes: se refiere a un término para definir las insignias que se ponen en la ropa.

Folleto: es una pequeña libreta o panfleto la cual normalmente siempre contiene material promocional.

Plegables: son una forma de publicidad impresa para mostrar sus servicios.

Actividad No. 4

Consulte los siguientes temas relacionados con el COMITÉ ORGANIZADOR

·         Estructura Orgánica

Una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

·         Coordinación General

La organización del evento es dirigida por el Coordinador General, quien es el ejecutivo responsable de liderar el equipo de trabajo. Su perfil exige conocimientos de administración, relaciones públicas y excelentes relaciones humanas.

·         Coordinación Técnica – Coordinación de Administración

Se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios, facilita los medios económicos y materiales y controla su adecuada utilización. Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento. Depende directamente del director general

·         Coordinación de información y Relaciones Públicas

Tiene como misión crear y mantener la imagen positiva de la organización, en las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes. Lo conforman los subcomités de divulgación y publicidad, inscripciones, recepción y alojamiento, información y documentación, protocolo y actos sociales

·         Coordinación de Operación

Tiene a su cargo la consolidación de las solicitudes de elementos, equipos, materiales y demás implementos necesarios presentados por cada comité. Todo esto debe contar con el visto bueno del director.         

·         Coordinación de Finanzas.

Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos. Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar  .Tiene a su cargo el movimiento de cuentas, recargo por facturación reinscripciones y consignación en bancos.

Subcomités, funciones y responsabilidades de cada uno.

·         Subcomité de  presupuesto y finanzas

Llevar el balance financiero y asigna dos personasen tesorería para el manejo del dinero.

·         subcomité de divulgación promoción y publicidad

Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión.

Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad, con el fin de crear expectativa en el público.

·         Subcomité de inscripciones

La inscripción es la vinculación formal de los participantes o asistentes al evento, es fundamental establecer una fecha límite de inscripción y pago para asegurar el número de asistentes.

Los organizadores deben prever un margen del 10% más de asistentes

·         Subcomité de alojamiento y  recepción

Tiene como función fundamental atender de forma permanente a todo el personal y proporcionar información y orientación para mantener la imagen positiva del evento

·         Subcomité de información y documentación

Debe ocuparse de todo lo relacionado con:

Integrantes del Comité organizador, comités y subcomités

Integrantes de la mesa directiva

Relación de conferencistas y expertos que desarrollaran las actividades dentro del evento, relación total de los servicios disponibles del evento, mediante listado controlar la entrega de documentación que se maneje en el evento,
preparar un listado de toda la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento, está encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de trabajo

·         Subcomité de  protocolo y actos sociales

En la parte social se encarga del programa en lo relacionado con la instalación, colocación de banderas, himnos, refrigerios, cócteles, bufe y otros, así como los actos culturales o recreativos.

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proyecto de vida

dianis carolina fontalvo

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proyecto de vida

maria yulieth garcia martinez